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良好的电话礼仪，既代表着一个单位卓尔不凡的公关形象，也体现着一个人高雅脱俗的修养和品行。因而，在拿起话筒之前，让我们细心揣摩一番接、打电话的礼仪举止，是很有必要的。一、拨打电话拨打电话是以“我”为中心的主动行为。但这种主动是建立在为受话一方“乐意接受”的前提之下的，切不可随心所欲
良好的电话礼仪，既代表着一个单位卓尔不凡的公关形象，也体现着一个人高雅脱俗的修养和品行。
因而，在拿起话筒之前，让我们细心揣摩一番接、打电话的礼仪举止，是很有必要的。
一、拨打电话
拨打电话是以“我”为中心的主动行为。但这种主动是建立在为受话一方“乐意接受”的前提之下的，切不可随心所欲、信口开河。
一般而言，拨打电话应遵循“尊重对方，亲切自然。言简意赅”三大准则。否则，就会被对方视为“不礼貌”“没教养”。以下所述，可帮助你树立起良好的电话形象。
1、话前三问。
一问“我现在跟对方通话是否合适?"因为电话里"只闻其声,不见其人，通话前设想对方“这时候正在干什么"便很有必要。这就要求发话人对对方(尤其是上司和与自己存在某种利害关系的人士)的工作环境、生活习惯、乃至性格特点等有较为清晰的了解。
比如，当对方正在主持会议或进行一次重要会谈时，是会尽量想办法避免电话干扰的，即使勉强接了，因为对方“没心情”，谈话效果也不会很好。
一般而言，上班时间不宜谈私事和聊天，而休息时间最好别涉及重要工作。除非关系非同一般或遇特殊情况，通话时间一般不要选择在晚上22点以后、早晨7点以前和午休时间。
当你无法确定对方行踪(拨打手提电话)时，接通电话后，千万别忘了问对方“现在与您通电话方便吗?”，以此获知对方是否有时间和心情和你通话。
二向“我要跟对方说些什么?”。电话是限时交谈，特别注重“长话短说。”因此，在拿起电话前，我们最好以自问的方式，在心里将谈话内容简洁明确地“彩排”一遍，或将主要事项列成提纲记到卡片上，以防遗漏和条理不清。
三问“对方不在，我该怎么办?"。如果不是预约电话，碰巧对方不在的情况就常会出现。对方不在，你是请人转告电话内容，还是一定要对本人直说?是你下次再打电话过去，还是留言请对方给你联系更方便?
当然，这些都是小事，但通话之前，你必须在这些小事上拿定主意。否则，当对方同事问“有什么事要转告吗?”你就难免表现出举棋不定和支支吾吾，而被人视为不稳重、缺乏主见或不信任别人，甚至让人感觉出某种“暧昧”意味。
2、通话三“忌”。
一忌语气生硬。轻快活泼的电话离不开亲切自然的态度和轻松适度的寒喧。因而，通话时坐姿要端正，并时刻注意面带笑容，这有助于你丰富话音里的感情，使通话双方更容易沟通。
而一句“你在忙些什么?”或“近来还好吗?则既是开场白，又是你对朋友的关心和惦念!另外，您好”“早安”、“打搅了"等文明语也容易给对方以好感。
二忌含混不清。在电话中，因无法看见对方的表情，所以比面对面沟通、更需要将自己的意思清楚地表达出来。特别是一些难以表达清楚的事，或专门用语，要用简单清晰的词汇解释一遍。同时，应避免使用同音异义词，并恰到好处地控制自己的说话频率。
三忌滔滔不绝。公务电话一般以3-5分钟结束为宜。短话长说，甚至无话找话，不但会耽误对方的工作，长时间占线也会影响本单位同事与外界的联络和交流。
如打长途电话，就更应言简意赅，不多说半句废话。当然，如果对方是亲密朋友，又非公务时间和长途电话,则可不必太拘谨。即便如此，也要注意适度和礼貌，切不可煲电话粥。
最后是挂断电话。挂上话机前，先要用诸如“就这些，拜托你了。”“我们就聊到这儿，好吗?”等做结束语，暗示通话结束。然后由对方先挂电话。一般情况下应在说完道别语后，轻数“一、二、三”之后再轻轻放下话筒。否则，“啪”地一声挂断电话，会使对方怀疑自己说错什么话得罪了你。
二、接听电话
接听电话是一种被动行为。礼貌的做法是在电话铃声三响之后，拿起话筒，以“您好，某某单位”作开场白。若是打给自己的电话，你只要一问一答，以礼相待即是。如果电话不是找自己，则应注意电话内容的转达和留言方法，让对方从你热情周到的电话声里感受到本单位融洽的同事关系和良好的群体形象。
1、电话转接
找同事的电话，当对方要找的同事正好在场时，你可以直接将听筒交给他。若对方找的是上司，则须确定对方的身份以便转达。用“经理(或处长)，某公司的某先生找您”的方式转交电话。
当同事不在场时，要先说明“某某不在”之后，再询问对方“请问是哪儿找?”。你也不必向对方细说不在的理由，只要说:“他出差了，需要留言吗?”或者说:“有急事需要转告吗?”。只说声“不在”，就“砰”地一声挂断电话，是最恶劣的态度。
如遇同事在开会，常会因会议不能中断面无法及时让同事接听电话。细致的处理方法是:先跟对方说明“对方现在不在”，等确认对方身份后再询问:“他正在开会。有急事吗?”
若确有急事，可到会议室转达;若无急事，则用“对不起，到时我请他回您电话，好吗?”回答比较得体。当然，事后你千万别忘了告诉你的同事有电话找过他。
2、电话留言
如果对方有事要求你转达时，特别是你事务繁忙或预计与同事会面间隔时间较长的情况下，你就必须通过“电话留言”来防止因自己“没记性”而耽误别人的大事。
做事细心的办公室人员总会在电话机旁留有便条。这样，他(她)就随时可以左手拿话筒，右手记下电话内容。电话留言的常用格式如下:
(1)确认对方身份;(2)以自问的方式、将电话内容准确、简洁、完整地整理清楚;然后用清晰易懂的排列方式书写，字体要大而清楚。
(3)附上自己的姓名和接电话时间。
记录时若遇不明白处须询问时，要注意使用“很抱 歉”“对不起”、“谢谢”等用语，以示亲切和有礼貌。
记录完留言后，不要忘了将留言内容向对方重复一遍，报上自己的名字。如:“我将内容重复一遍……这样可以吗?我一定转告某某。”
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