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众所周知,当微信、QQ等即时通讯的随意性消弭了正式性,邮件已经成为我们正式沟通和交涉的必要途径,也成为一旦出差错,证据的留存。对于行政来说,工作繁杂的属性决定了各式各样的人都会找我们,所以,学会写一份不用背锅的邮件,也是职场中的必修课,毕竟干得好不如说得好,说得好不如不出错。那么,怎么才能写一份不用背锅的邮件呢?邮件的正确格式那么,写一封不背锅的邮件,

众所周知,当微信、QQ等即时通讯的随意性消弭了正式性,邮件已经成为我们正式沟通和交涉的必要途径,也成为一旦出差错,证据的留存。

对于行政来说,工作繁杂的属性决定了各式各样的人都会找我们,所以,学会写一份不用背锅的邮件,也是职场中的必修课,毕竟干得好不如说得好,说得好不如不出错。

那么,怎么才能写一份不用背锅的邮件呢?

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邮件的正确格式

那么,写一封不背锅的邮件,具体该怎么写呢?

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1. 主题明确:

在邮件的主题上,可以一句话概括事情,而非用XX事宜这种模糊的表述。

比如:关于商务部门需定制伴手礼,但排期可能不够的问题

通常来说,主题一般由三种表现形式:

◎ 事情类

如:关于某项目预算的申请

◎ 结果类

如:关于某项目完成的复盘说明

◎ 问题类

如:关于某项目出现重大风险的说明

2. 说明背景

对于事情的背景需要有一个整体说明,方便大家更加了解。

比如:8月1日商务部提出,8月15日A公司接待时,要制定一个带有我司logo 的充电宝。经过跟供应商的沟通,制定充电宝的周期在20天左右。

3. 风险分析

提出目前事情可能遇到的风险,如:

目前来看,15日接待时,可能无法保证能够按时提交伴手礼。

4. 解决建议

要及时给出建议,并最好建议与风险最好一一对应。

比如:

我们有如下建议:

A. 是否可以用目前已有的伴手礼来替代@商务(小李)、商务领导(王总)

B. 如果一定要求定制,是否能将工期压缩至14日提交?@供应商(孙总)

5. 注明责任人、ddl

在写邮件时,一定要明确责任人,每一项事情具体由谁负责,必须艾特到位,不然很有可能无人回应。

另外,每一条需要注明ddl,可以说一句,请各位于X日X点前回复,谢谢。

6. 其他邮件技巧

如果是重要的邮件,可以在标题就用“重大风险”、“重要事件”等词语表示加强;

内文关于时间、金额、责任人也可以加粗表示强调。

这样写邮件才能够真正推进项目,也能够明确各方的职责,做到及时跟进、及时落实、及时落地,如果一旦出现问题,也能够避免背锅的情况。

(文源:知行晓政公众号)

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