英语电子邮件格式模板(英文写作邮件格式模板)

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——1——方法论:三段式的邮件极简结构之前我们分享过了邮件的主题句,接下来,咱们可以看看邮件的基本结构吧。我们不妨仍然遵循三段式的模板;不过,既然已经进入写作的中级段位,那我们就不必所有的开头都用“Thepurposeofmywritingisto……”,咱们完全可以换成:“Iamwritingto……”主干部分是三


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方法论:三段式的邮件极简结构

之前我们分享过了邮件的主题句,接下来,咱们可以看看邮件的基本结构吧。

我们不妨仍然遵循三段式的模板;不过,既然已经进入写作的中级段位,那我们就不必所有的开头都用“The purpose of my writing is to……”,咱们完全可以换成:“I am writing to……”

主干部分是三段式:“The (reasons/statements/etc.) ……are as follows: ”

  • 多写短句,达到眼球扫尽的效果;
  • 多提供信息、数据、分析;
  • 多列举对各部门的价值、利益、可行性。

最后一段尽量“ask for action or reaction”——要求或者邀请行动。现在,不用或者少用“ASAP”的时代已经到了;因为“我”觉得够快了,“你”却希望秒回。“At your earliest convenient time”,对不起,这个礼拜我都不方便呢。所以,我们最好要求行动,但同时别显得咄咄逼人。要给甜头和好处,还可以多用“so that……”加上“你”可以获得的利益,“我们”可以获得的利益;这样皆大欢喜,才更容易把工作推进。

不过要小心哦,对上级,我不建议“ask for action”,而可以"ask for reaction",例如:您有何反馈呀?期待您的指示,然后还是“so that……” 这样我们可以如何推进工作、如何同其他部门协同、如何顺利按时交付呀,等等……。把这些好处说出来,让领导也愿意行动起来。

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案例分享:实战效果

我们来看两个例子吧。

  1. (Your Company) is looking for a hotel or conference hall with reasonable price to hold its annual feast. You are informing your manager or the GM that you have found a good offer.
  2. You are an HR staff member and have to inform all (Beijing) colleagues of this annual event. You need to have their response to make reservations.

我们来看看这两个情形中,如何能够快速使用邮件结构,写出一封有效果而又赏心悦目的邮件。

这是第一个情形的范文。

Subject: Good offer from Beijing Hotel for our annual feast

Dear Mr. General Manager,

The purpose of this email is to report our findings regarding sourcing a reasonable hotel for our Annual Feast which will happen on XX XX, 202X.

After comparing and contrasting 4-5 hotels, we believe Beijing Hotel stands out among others for our preferred venue. The reasons are as follows:

  • Reasonable price per person (RMB 235 including conference, dinner and teambuilding activities though our people who will stay there will pay extra accommodation expense. Nevertheless, the company price for it is also acceptable, i.e. RMB 450/night.
  • Convenient location for most colleagues: transportation by shuttle buses, private cars, or public transportation can be of easy reach.
  • Plenty activities and food choices for both colleagues from home and abroad.

We are looking forward to your early consideration so that we can negotiate for more discount with the hotel and make due preparations. Attached is a quotation list from four to five hotels.

Yours,

HR Team

首先让邮件的标题有吸引力,“good offer”这样抓人眼球的词组让人好奇,忍俊不禁想点击了解细节,而把结果放到主题句里也让读者做到心中有数。此外,对经理的称呼“Dear XX ”也显得非常尊重。

邮件开头点明目的,汇报人力资源部门为举办公司年会寻找合作酒店的调查结果,让领导迅速了解情况。

第二段写得非常生动。这是非英语母语的我们不太会写的地方,即,一定要突出自己的努力,经过多方对比,才找到了最合适的酒店:通过比较四、五家酒店,我们认为XX酒店脱颖而出。这么写,给领导留下的印象是我们的结论是经过审慎思考的结果,更令人信服。

此外,一个词的选择说明了我们对语言的敏感性;作者的目的是:report findings,而下级对上级最好用“report”, 而不是“inform”。

接下来还是三段式的结构:

  1. 价格/price,这是领导最关心的问题。邮件中汇报了非常翔实的信息,这个价格包含的服务项目是什么;如果还有领导或者同事从外地出差过来,还有哪些额外的报价细节。这些信息的介绍让领导读起来能感觉作者的工作细致入微。
  2. 位置/location,说明所选择的酒店的位置,方便大家自己开车或者坐公司班车前往。
  3. 活动/activities,邮件汇报了酒店提供的各项活动,尤其是在餐食上,可以照顾国内外的不同口味,令人期待。

邮件的最后写得很巧妙,既让领导快速决策、推进行动,又让领导感觉很客气,没有逼迫的口吻。邮件是这么说的:请领导早决定,因为这样的话,还可以进一步商量折扣的事情。这么写,谁会不干呢?

这封邮件写得有板有眼,信息丰富全面,经过训练,我们能够在五分钟之内完成,让领导入眼,推进行动和结果。

再来看第二封邮件:

Subject: Invitation for annual feast and your confirmation expected

Dear Colleagues,

We would like to extend our utmost and heartfelt welcome to you to attend our annual feast which will take place on XX XX, 202X. This will be a grand event in our company and your participation will make it even happier for all of us. The purpose of this email is to invite your presence at our annual dinner. Preferably, if you could confirm your attendance, we would be grateful as we could make reservations earlier.

To better inform you of this upcoming event, we have prepared a briefing as follows:

  • Time: 16:00-21:00, XX XX, 202X
  • Venue: Conference Hall, Beijing Hotel (Dinner at the same venue) (Maps of the hotel and transportation attached in the file)
  • Attendance: Top management team and YOU!

Nonetheless, we do need your confirmation of the event, if possible before XX XX, 202X so that we can count the exact number of participants and make due preparations ahead of time. Consequently, your devotion to this activity is highly appreciated. We are looking forward to your presence and participation.

Yours,

HR Team

这封邮件的标题非常具体:邀请员工参加年会并确认是否出席。

而称呼则是面向所有同事:Dear Colleagues,

邮件一开头先表达对员工的诚挚欢迎,然后迅速写出邮件的目的:一是发出邀请;二是期待大家回复确认是否出席。

接着,邮件还是用三段式的结构发布通知:

  1. 时间/time;
  2. 地点/location并贴心地为员工奉上地图,指明开会、就餐的具体位置;
  3. 参会人员:有公司领导,当然还有各位同事们。

然后,邮件话锋一转,提出同样重要的一点是希望每一位同事能在具体日期前确认是否能够出席,以便于公司安排预定座位以及食宿。最后期待同事们能够莅临公司盛大的年会,并对大家的配合表示感谢。

这样的一封邮件我们可以在10分钟之内完成,输出高效率和高质量。节省下来的时间,我们不妨松口气,喝口咖啡,欣赏一下窗外的景致,计算一下节省的时薪,为自己高兴一下。

——3——

痛点、爽点、痒点

邮件是商务英语写作中的核心体裁,是我们在职场的底层能力。快速让邮件达成效率,是我们的期望。

痛点在于:狐狸吃刺猬,无从下手。

怎么办?运用极简模型先搭建一个屋子,哪怕是个小草屋,先能住人——也就是达成交流的目的,再美化。

不断获得正向反馈,越写越有感觉,不仅不惧怕,还跃跃欲试,进一步提升效率。

从小白到高手,五分钟见证变现的力量。

在我的培训班里,基本一小时之后,大家对商务英语写作的信心就会倍增。

有一次,一家食品公司的销售总裁对我诉苦,他的下属和印度人马来西亚人在书面交流时不会写,被对方屡次投诉。没办法,请我去上一天的写作课吧。结果,半天的时间,领导就说:谢了!Joanna,很好!然后又对下属说,“你看你们,白学了英语,你们要是早早写成这样,我也早就高兴得蹿到楼顶了。以后就这么写!这堂课,值了!”

商务英语写作就是要迅速体现效率,我们也要迅速打磨自己的写作技巧,见证成长:

不恐惧,消痛点;

抓干货,给爽点;

多打磨,促痒点。

让我们落笔无悔,用指尖输出效率。

英语电子邮件格式模板(英文写作邮件格式模板)

文章:王参谋

本文经王琼工作室 输出的力量授权转载

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